Organisation systématique : un expert explique comment organiser les documents importants de manière permanente

Il est rare que nous nous disputions à la maison. Mais lorsque nous nous disputons pour quelque chose, il s’agit généralement de documents perdus. Je préfère donc que tous les documents importants soient stockés chez moi, pour que je sache où ils se trouvent, mais surtout pour que je puisse y naviguer et trouver immédiatement tout ce dont j’ai besoin. C’est parfois délicat, car beaucoup de documents passent entre nos mains au cours de la vie. Mais il existe des astuces, voire des conseils de professionnels, pour faciliter l’organisation.

Je conserve mes documents dans une seule boîte, mais je les classe par date. Comme je me rappelle quels documents ont été traités au cours de quelle année, il n’est pas difficile de retrouver des contrats d’achat spécifiques ou, par exemple, des reçus pour une demande d’indemnisation. Mais je sais que chez beaucoup de mes amis, l’organisation des documents est un gros problème. Que conseille l’expert?

Oublier la complexité

Lorsque les gens organisent leurs documents en dossiers, ils commettent généralement une grosse erreur. Ils classent leurs documents importants de manière trop complexe. Un de mes amis a chez lui des documents classés par année et par mois. Mais certains de ses dossiers sont vides et prennent inutilement de la place chez lui. Un autre ami classe les documents importants dans des chemises de couleur, selon qu’il s’agit de contrats, de factures ou d’autres documents. Je ne trouve pas cela idéal non plus.

« Tout devrait être aussi simple que possible, mais pas plus simple. Albert Einstein est célèbre pour avoir formulé cette sagesse il y a de nombreuses années. Cette citation est couramment utilisée par les professionnels de l’informatique, de la gestion de l’information et de la conception de systèmes comme principe pour minimiser la complexité inutile qui nuit aux utilisateurs et aux organisations au lieu de les aider. Si vous triez des documents, vous devez simplement le faire de manière claire, mais pas de manière inutilement complexe.

Conseils pratiques pour le tri des documents

Si vous souhaitez trier des documents, vous devez le faire soit par type de document, soit par date. Certains pensent qu’il est idéal de regrouper tous les documents relatifs à un même sujet, par exemple les contrats de vente dans un dossier, les factures d’électricité dans un autre, les factures de gaz dans un autre. Personnellement, je préfère trier par mois : dans un dossier, j’ai les factures et documents de janvier, dans un autre ceux de février, dans un troisième ceux de mars,…

Vous pouvez classer les documents dans des chemises de couleur ou sur des feuilles transparentes, ce qui vous permet de voir immédiatement à quoi correspond chaque pile. Il est conseillé d’apposer sur chaque dossier une étiquette décrivant en termes généraux ce qu’il contient, mais aussi des informations plus spécifiques (sous forme de puces). Essayez de ne pas créer de sous-dossiers dans les dossiers, car cela signifie généralement déjà un tri inutile, ce qui ne fait que compliquer les choses.